Trend zu konzentrierter Einzelarbeit: Konzentration ist Kommunikation mit sich selbst

Laptop Notizbuch iafob deutschland

Neue Ideen entstehen entweder durch Anregungen und Austausch mit anderen oder durch konzentrierte Denkarbeit – durch Kommunikation mit sich selbst.

Für Unternehmen ist es wichtig, ablenkungsfreies Nachdenken zu ermöglichen und gleichzeitig Zusammenarbeit und Wissensaustausch zu unterstützen. Dazu müssen die richtigen Räume zur Verfügung stehen, die diese Prozesse zulassen und fördern.

Aber sich ganz auf eine Sache zu fokussieren ist im Arbeitsalltag fast unmöglich geworden. Denn Rückzugsräume für Einzelarbeit zu schaffen haben Unternehmen lange vernachlässigt. Stattdessen wurden verstärkt offene Flächen geschaffen, die den Kontakt und die Kommunikation mit anderen förderten.

Doch es zeigt sich ein starker Trend zur Rückbesinnung und Wiederentdeckung eines vernachlässigten Arbeitsmodus: der konzentrierten Einzelarbeit.

Ausgelöst wurde der Trend 2016 durch den amerikanischen Informatik-Professor Cal Newport, der viele Jahre am Massachusetts Institute of Technology (MIT) tätig war. Er schrieb das viel beachtete Buch „Deep Work“, in dem er anhand vieler Bespiele aufzeigt, wie essentiell wichtig fokussiertes Arbeiten für die Erledigung einer Aufgabe ist. Seine durch zahlreiche Studien der experimentellen Psychologie belegten Erkenntnisse sind inzwischen auch in Deutschland aufgegriffen worden und werden u.a. bei Daimler und BMW diskutiert.

Prof. Dr. Hartmut Schulze, Mitglied im flexible.office.network. berichtet, dass Novartis darüber nachdenkt, in seinem Bürokonzept eine Veränderung zugunsten von Rückzugsräumen vorzunehmen. Auch bei der ERSTE Group Bank in Wien denkt man, nach Aussage von Michael Werner, Head of Real Estate Projects, darüber nach, in dem als mustergültig anzusehenden und von den Mitarbeitenden akzeptierten Multi-Space-Konzept, die in der offenen Fläche angesiedelten Arbeitsplätze für individuelles Arbeiten räumlich abzutrennen.

Die Swisscom in Bern ist diesen Schritt bereits gegangen. Sie hat in einem geschlossenen Raum Einzelarbeitsplätze eingerichtet. An der geschlossenen Tür hängen die Spielregeln für die Benutzung, Spielregeln, die jede Störung ausschließen sollen. Sandro Zimmermann, ebenfalls Mitglied im flexible.office.network. berichtet, dass diese Arbeitsplätze intensiv genutzt werden und damit zur hohen Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit ihrer einzigartig gestalteten Multi-Space-Fläche beitragen.

Der US-amerikanische Möbelhersteller Haworth hat in einer Studie in seiner Firmenzentrale in Michigan untersucht, wie stark unterschiedliche Arten von Räumen ausgelastet sind. Die Einzelräume, in denn die Mitarbeitenden konzentriert und ungestört arbeiten konnten, waren am häufigsten besetzt (Handelsblatt, 15.05.2018).

Doch was sind die Gründe für diese Rückbesinnung auf konzentriertes Arbeiten?

Wir reden heute von Wissensarbeitern, wenn wir von Mitarbeitenden im Büro sprechen. Es ist schwer zu definieren, was ein Wissensarbeiter eigentlich genau macht. Doch eines ist sicher: Es sind nicht nur die (zufälligen) Begegnungen im Open Space, die im Vorübergehen neue Ideen erbringen, sondern auch die vertiefte Bearbeitung des errungenen Wissens. Dabei stellt ständige Ablenkung heute das Hindernis Nummer eins für vertieftes Arbeiten dar. Lärm in Open Spaces, parallele Kommunikationskanäle und ein steter Strom neuer Informationen führen dazu, sich nicht mehr konzentrieren zu können.

“Auf allen Kanälen ‚on’ sein führt zur digitalen Erschöpfung”, schreibt Markus Albers, Journalist und Mitgründer von Rethink und Neuwork, in seinem aktuellen Buch „Digitale Erschöpfung“. “Viele wichtige Tätigkeiten beruhen nicht auf Kollaboration, sondern auf Introspektion. Es ist der vielleicht schwierigste Kampf in der neuen Arbeitswelt: das Bedürfnis nach Ungestörtheit und nach Alleinsein zu verteidigen.”

Trennen wir doch das Bestreben, Ideen durch (zufällige) Begegnungen zu erhalten von dem Vorhaben des konzentrierten Verarbeitens einer Idee. Versuchen wir doch jede Performance einzeln zu optimieren, statt sie miteinander zu einem Gemisch zu vermengen, das beiden Zielsetzungen im Weg steht. Das heißt: Wir brauchen sowohl „Coworking“ als als „Deep Work“, um effizient zu arbeiten und optimale Ergebnisse zu erzielen.

Jetzt anmelden: „Die neue Lust am Arbeiten – Flexibel und innovativ mit Cowork und Deep Work“ am 22. November 2018 in Bern

PostParc Bern iafob Jahrestagung 2018

Wie sollte Arbeits- und Führungskultur in Zeiten von New Work aussehen? Was können Unternehmen tun, um die Kreativität und Innovationsfähigkeit ihrer Mitarbeitenden zu fördern? Und wie sollten Büros gestaltet sein, um der digitalen Arbeitswelt von morgen gerecht zu werden? Diese und weitere Fragen diskutieren Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft auf der Jahrestagung 2018 des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung (iafob deutschland) am 22. November 2018 in Bern.

„Ziel der Jahrestagung ist es, Experten aus Theorie und Praxis der Arbeitsorganisation zusammenzubringen, um überbetrieblichen Wissens- und Erfahrungsaustausch zu ermöglichen und neue Impulse für die tägliche Arbeit zu erhalten“, so Dieter Boch, Gründer und Geschäftsführer des iafob deutschland. „Human-Ressources-Verantwortliche, Facility Manager und Führungskräfte diskutieren in Bern mit angesehenen Wissenschaftlern aus Deutschland und der Schweiz sowie innovativen Gründern und Einrichtungs-Spezialisten.“

Zu den Referenten zählen unter anderem Prof. Dr. Heike Bruch, Direktorin des Instituts für Führung und Personalmanagement an der Universität St. Gallen, Jonas Lindemann, CEO des Co-Working- und Kreativzentrums Hafven, Prof. Dr. Thomas Rigotti, Professor für Arbeits-, Organisations- und Wirtschaftspsychologie an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz, Prof. Dr. Hartmut Schulze, Institutsleiter für Kooperationsforschung und -entwicklung an der Fachhochschule Nordwestschweiz und Sevira P. Landsberg, zertifizierte Trainerin für Führungs- und Kommunikationskultur und 2016 von FOCUS und XING als „Top-Coach“ ausgezeichnet.

Die iafob-Jahrestagung findet im InOne, dem neuen Coworking-Space der Swisscom AG im PostParc Bern statt. Direkt am Hauptbahnhof der Schweizer Hauptstadt bietet das InOne auf 600 Quadratmetern eine transparente, offene und kommunikationsfördernde Fläche, die frei gestaltbar ist – optimal für die iafob-Jahrestagung, die diesmal im Barcamp-Format stattfindet. Vorträge, Workshops und offene Sessions wechseln sich ab. Teilnehmer haben die Möglichkeit, neben dem feststehenden Programm eigene Themen vorzuschlagen und umzusetzen.

Als Partner unterstützen das Planungs- und Einrichtungsunternehmen designfunktion, die Swisscom AG und das flexible office netzwerk (f.o.n.) die iafob-Jahrestagung. Medienpartner sind das Wirtschaftsmagazin „brand eins“, die Schweizer HR-Fachzeitschrift „Persorama“, der vdf Hochschulverlag an der ETH Zürich sowie die Konradin Mediengruppe.

Als Partner unterstützen das Planungs- und Einrichtungsunternehmen designfunktion, die Swisscom AG und das flexible office netzwerk (f.o.n.) die iafob-Jahrestagung. Medienpartner sind das Wirtschaftsmagazin „brand eins“, die Schweizer HR-Fachzeitschrift „Persorama“, der vdf Hochschulverlag an der ETH Zürich sowie die Konradin Mediengruppe.

Über die Jahrestagung:

Jahrestagung 2018 des Instituts für Arbeitsforschung und Organisationsberatung
„Die neue Lust am Arbeiten – Flexibel und innovativ mit Cowork und Deep Work“
Wann: 22. November 2018, 9.00 bis 17.15 Uhr
Wo: Bern, Coworking-Fläche InOne im PostParc Bern (Swisscom AG)
Programm und Anmeldung

Clean Desk: Endlich mehr Ordnung im Büro oder das Ende des kreativen Chaos?

Clean Desk Schreibtisch Accenture Berlin

Papierstapel, Aktenordner, private Erinnerungsstücke – manch ein Schreibtisch ähnelt einem undurchdringlichen Dschungel, einem illustren Sammelsurium aus Dingen, die sich über lange Zeit angesammelt haben. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf die „Clean Desk“-Policy. Doch was gilt es dabei zu beachten?

Zunächst einmal sollten Unternehmen klären, was „Clean Desk“ aus ihrer Sicht bedeutet:

Muss der Schreibtisch frei sein von

  • Papier
  • Büromaterial
  • Desktop
  • Telefon
  • oder allem?

Wann muss der Schreibtisch frei sein

  • bei Verlassen des Schreibtisches für x Stunden
  • bei Verlassen des Arbeitsraums am Abend- wenn der Arbeitsraum nicht abschließbar ist?

Wie verhält es sich bei Projektarbeits-, bei Meeting-Räumen, welche Regeln gelten dort?

Die Antworten hängen davon ab, welche Clean-Desk Policy ein Unternehmen verfolgen möchte, welches Arbeitsplatzkonzept und welche Zielsetzung dahinter stehen.

Die Durchsetzung einer „Clean Desk“-Policy funktioniert nur mit knallharter Konsequenz und vor allem nur dann, wenn für alle dieselben Regeln gelten.

1. Im nonterritorialen Büro, in dem weniger Arbeitsplätze ausgewiesen sind, als Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, muss der Arbeitsplatz komplett beim Verlassen freigeräumt werden. Denn es ist schlicht eine Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter aufgabenbezogen mehrere Arbeitsplätze nutzen können. Welche Regeln gelten, sollte durch die Betroffenen festgelegt werden.

2. Für Vertraulichkeit und Datenschutz ist Clean Desk ebenfalls eine der notwendigen Maßnahmen. Was nicht offen auf dem Schreibtisch rumliegt oder auch direkt im PC eingesehen werden kann, das kann von den Kollegen und vom eventuellen Publikumsverkehr nicht eingesehen werden. Diese Anforderung ist unabhängig vom Arbeitsplatzkonzept.

3. Um Verwaltungskosten einzusparen und Prozesse effizienter zu gestalten, wird häufig ein Dokumentenmanagement- bzw. auch Workflow-System eingeführt. In dieser Situation dient die „Clean Desk“-Policy als „Controlling-Instrument“, mit der auch die eigene Arbeitstechnik oder die Selbstorganisation verbessert werden kann.

4. Das „Ambiente“ des Büros bestimmt über das Sich-Wohlfühlen am Arbeitsplatz. Beim Betreten eines Raumes machen wir uns bereits „ein Bild“ von seinen „Bewohnern“, ihrem Geschmack, ihrem Alter, ihrer Stellung, bevor auch nur das erste Wort gesprochen wurde. Das Ambiente „erzählt“ von den Einstellungen und Visionen eines Unternehmens. Mitarbeiter stufen ihr Unternehmen nach dem ein, was sie um sich herum wahrnehmen können, und Führungskräfte wirken an ihrem Arbeitsplatz so, wie ihr Raum eben wirkt. Büros werden zu Markenzeichen des Unternehmens und Clean Desk kann dazu beitragen.

5. Die Papierstapel erinnern an Unerledigtes – und sorgen für schlechtes Gewissen. Das ist selbst für ordentliche Menschen eine Herausforderung. Dabei hat ein (auf-)geräumter Arbeitsplatz Vorteile. Unaufgeräumte Schreibtische und Desktops können die Aufmerksamkeit beeinträchtigen. Aktuell zu bearbeitende Aufgaben liegen neben mittel- oder langfristigen Projekten – und die unbearbeiteten Aufgaben rufen sich dadurch immer wieder ins Gedächtnis. Das lenkt nicht nur die Aufmerksamkeit immer wieder vom Aktuellen ab, sondern macht dem Mitarbeiter auch ein schlechtes Gewissen.